Producto portal gestión proveedores
Es un software que permite a proveedores gestionar por ellos mismos la información de su empresa para habilitarse como posible proveedor, actualizar documentos, consultar facturas, certificados, y homologarse ante potenciales compradores con el objetivo de participar de procesos de negociación.
- Permitir la inscripción como proveedor potencial en la base de datos por medio de una landing page pública en internet conectada al sitio web de la empresa.
- Habilitar el registro a través de invitación de registro por correo electrónico.
- Permite gestionar directamente por el proveedor, la inscripción por primera vez y/o actualizar la información registrada, diligenciando los datos requeridos y anexando la documentación para ingresar a la base de datos de proveedores potenciales de la empresa.
- Notifica a los responsables cuando un nuevo proveedor se registra en la plataforma.
- Permite la configuración y registro de personas naturales y jurídicas con documentos diferentes para cada caso.
- Clasificar los productos y/o servicios ofrecidos (UNSPSC – 3er o 4to nivel o la clasificación definida por la empresa), el proveedor puede realizar la inscripción en un mismo momento de más de un bien y/o
- Realizar su actualización de datos respetando campos
- Envío de alertas de forma automáticas para enviar a los proveedores para la actualización de datos y documentos.
- El proveedor puede conocer en tiempo real el estado de su solicitud de verificación.
- Actualizar la información cuando la solicitud haya sido devuelta por alguna razón.
- La empresa puede configuración de datos y tipos de documentos obligatorios y opcionales. Además, si la empresa cuenta con formatos propios, puede subirlos para que los proveedores descarguen para diligenciar.
Módulo verificación de proveedores
- Habilitar el formulario de solicitud de creación o actualización de proveedor adjuntando la documentación necesaria.
- Configurar flujos de aprobación a responsables de área en compras, cumplimiento, impuestos, financiero, entre otros.
- Permitir la revisión, devolución o rechazo de la documentación adjunta, emitir conceptos, agregar notas, comentarios y dejar evidencia de la toma de decisiones de cada una de las áreas.
- Reportar notas a la solicitud de proveedor por restricciones menores y enviar la solicitud a revisión de otra área para emitir conceptos.
- Complementar la información del formulario del proveedor en el proceso para su alistamiento previo a la aprobación y posible integración.
- Bloquear proveedores que no cumplen con los criterios definidos por la empresa.
Módulo de gestión de proveedores
- Administrar la base de proveedores, solicitar actualización datos al proveedor
- Segmentar la lista de proveedores de acuerdo al estado, nivel de riesgo y criticidad para la empresa.
- Configurar grupos y clasificar a los proveedores en uno o varios.
- Imprimir y exportar a Excel la ficha técnica de un proveedor.
- Parametrización de vigencia de documentos cargados por el proveedor, generación de alertas para el administrador y el
- Enviar comunicaciones privadas por un buzón seguro (inbox) entre la empresa y los usuarios del
- Publicar noticias de la empresa que puedan ser de interés para los proveedores.
- Compartir un calendario de eventos, talleres, capacitaciones y llevar el control de asistencia de cada uno de los usuarios de los proveedores.
- Calificar proveedores por medio de estrellas de 1 a 5 con diferentes criterios definidos por la empresa como calidad, oportunidad, nivel de atención entre otros.
Módulo de gestión de proveedores
- Administrar la base de proveedores, solicitar actualización datos al proveedor
- Segmentar la lista de proveedores de acuerdo al estado, nivel de riesgo y criticidad para la empresa.
- Configurar grupos y clasificar a los proveedores en uno o varios.
- Imprimir y exportar a Excel la ficha técnica de un proveedor.
- Parametrización de vigencia de documentos cargados por el proveedor, generación de alertas para el administrador y el
- Enviar comunicaciones privadas por un buzón seguro (inbox) entre la empresa y los usuarios del
- Publicar noticias de la empresa que puedan ser de interés para los proveedores.
- Compartir un calendario de eventos, talleres, capacitaciones y llevar el control de asistencia de cada uno de los usuarios de los proveedores.
- Calificar proveedores por medio de estrellas de 1 a 5 con diferentes criterios definidos por la empresa como calidad, oportunidad, nivel de atención entre otros.
Módulo de transacciones
- Permite exponer los servicios web para recibir la información de órdenes de compra, facturas y pagos programados.
- Tablero de indicadores del proveedor por cumplimiento en cantidad, oportunidad, documentos y calidad.
- Consulta y exportación del histórico de órdenes de compra.
- Consulta y exportación del histórico de facturas radicadas con su respectivo balance de impuestos.
- Consulta de la programación de próximos pagos y fechas de las facturas radicadas.
Módulo de certificados de proveedor
- Administración de base de usuarios y proveedores habilitados.
- Configurar plantillas de certificaciones que generará los documentos PDF para proveedores. Certificados comerciales, tributarios y de retenciones
- Editor standalone del formato de impresión que permite cambios de forma de las plantillas, cambiar imágenes, firmas sin depender del área de ingeniería.
- Exponer la dinámica contable a través de Excel, plano o un WebService, para permitir ingresar movimientos contables de terceros que serán la base para los formatos.
- Parametrizar variables y reglas de cálculo para agregarlas a la autogestión de certificados.
Módulo de certificados de proveedor
- Administración de base de usuarios y proveedores habilitados.
- Configurar plantillas de certificaciones que generará los documentos PDF para proveedores. Certificados comerciales, tributarios y de retenciones
- Editor standalone del formato de impresión que permite cambios de forma de las plantillas, cambiar imágenes, firmas sin depender del área de ingeniería.
- Exponer la dinámica contable a través de Excel, plano o un WebService, para permitir ingresar movimientos contables de terceros que serán la base para los formatos.
- Parametrizar variables y reglas de cálculo para agregarlas a la autogestión de certificados.
Módulo evaluación de proveedores
- Crear y configurar cuestionarios y plantillas según tipo de evaluación.
- Configuración del peso de cada sección.
- Alimentar la evaluación con preguntas desde Excel con opción de calificación manual.
- Configurar respuestas cerradas con calificación automática.
- Administrar perfiles evaluadores e invitar colaboradores.
- Cargar y seleccionar los proveedores que serán sujetos a evaluación.
- Consultar históricos de desempeño.
- Registro de planes de acción y comunicación con proveedores.
Módulo no conformidades
- Registrar un evento de calidad o no conformidad asociada a un proveedor.
- Seleccionar el tipo de reclamo, relacionado con el producto, nivel de impacto y si existe muestra física.
- Categorizar la disposición del material, el responsable y el área.
- Describir ampliamente el reclamo, con archivos adjuntos y demás evidencias que considere el usuario.
- Responder al solicitante con el análisis de la causa, la solución propuesta, y los archivos asociados a la respuesta.
- Detallar el plan de acciones correctivas, indicando la actividad, la fecha, responsable y estado.
- Realizar el seguimiento a los reportes por estado (borrador, en proceso, en análisis, por verificar y cerrados)
- Trazar las actividades vencidas.
Módulo no conformidades
- Registrar un evento de calidad o no conformidad asociada a un proveedor.
- Seleccionar el tipo de reclamo, relacionado con el producto, nivel de impacto y si existe muestra física.
- Categorizar la disposición del material, el responsable y el área.
- Describir ampliamente el reclamo, con archivos adjuntos y demás evidencias que considere el usuario.
- Responder al solicitante con el análisis de la causa, la solución propuesta, y los archivos asociados a la respuesta.
- Detallar el plan de acciones correctivas, indicando la actividad, la fecha, responsable y estado.
- Realizar el seguimiento a los reportes por estado (borrador, en proceso, en análisis, por verificar y cerrados)
- Trazar las actividades vencidas.
Módulo API Manager para gestión de proveedores
- API Proveedores: Tener disponible la información que se debe sincronizar con el ERP Base de datos de acreedores (actualización en dos direcciones).
- API Órdenes de compra: Servicios que permiten cargar las órdenes de compra a los proveedores para que pueda ser consultada.
- API Facturas de proveedor: Permite exponer los servicios web que permiten cargar el estado de las facturas y su programación de pago al sistema para que los proveedores puedan autogestionarse.
