Muchos directivos y líderes de área en las organizaciones se han visto forzados a cambiar rápidamente sus hábitos de asignación de tareas y seguimiento con sus colaboradores de forma remota. Sin embargo, creo que la percepción (en algunos casos) es que nos estamos enfrentando a una «aparente» pérdida de productividad en labores que antes parecían simples de forma presencial. ¿Se han frustrado, por ejemplo, esperando que los colaboradores encuentren el botón de «Compartir pantalla» mientras pasan varios minutos? En nuestro caso ha sido objeto de risas en muchas reuniones.

Dirigir una empresa de base tecnológica durante varios años, con un modelo híbrido de colaboradores en sitio y remoto me ha permitido evaluar diferentes herramientas para facilitar la gestión del equipo; acá les dejo algunas reflexiones de mis aprendizajes y recomendados que espero sea de utilidad en sus equipos de trabajo:

 

  1. AUMENTA LA DESCONFIANZA ENTRE EL JEFE Y COLABORADOR: La implementación de herramientas de supervisión genera una presión extra entre el líder y el colaborador. Si la relación ya estaba tensa, pues entonces se pondrá un tanto peor y más si la medición confirmar lo que estabas temiendo. Mi recomendación es que si tienes dudas sobre un colaborador la mejor herramienta es el dialogo, pero si después de esto nada mejora recuerda que «Si hay mucho que pensar, entonces no hay nada que pensar».
  2. DISMINUYE EL POTENCIAL DE CREATIVIDAD DE TU EQUIPO: La creatividad requiere mover estructuras del cerebro nuevas y es indispensable el tiempo ocioso, ¿verdad?. No se trata de dejar divagar a los colaboradores sin una hoja de ruta clara, sino de dar pistas para que por ejemplo, a través de recursos como las redes sociales se «inspiren» en ideas de otros para adaptarlas. Por esta razón es que medir el uso de Redes Sociales como Facebook o Youtube, la mayoría de las veces se considera tiempo improductivo para las herramientas de monitoreo, pero la mayor fuente de información de entidades del gobierno, empresas competidoras y otras industrias se encuentran allí y pueden ayudarnos a mejorar nuestra forma de operar, y es más fácil hacerlo si tenemos a todo nuestro equipo como inspectores. ¿Por qué no pensar que todos los colaboradores pueden ser embajadores de marca en internet de nuestra empresa en redes sociales?
  3. AUMENTA LA PRESIÓN SOBRE LAS ACTIVIDADES Y NO SOBRE EL RESULTADO: Sin duda alguna la presión de sentirse observado, generó una ola de pánico y reacciones negativas por desconocimiento, hasta la creencia de algunos colaboradores que pensaban que estas herramientas grababan entradas por teclado o desde la cámara del PC, audio, entre otros. Así que dejaron de entrar a su banco para hacer transacciones o usar Web Whatsapp desde su equipo corporativo para que no se «filtraran» sus conversaciones haciendo que la desconfianza elevara el uso de otros dispositivos como celulares, computadores personales y otras distracciones con múltiples equipos. El fondo del asunto es que se llega a tal nivel de incertidumbre que a veces el colaborador solo deja el PC en una ventana de Word para que sume como tiempo productivo mientras hace «otras cosas» por fuera.
  4. PRODUCTIVIDAD A COSTA DEL SACRIFICIO DE COSAS PEQUEÑAS: En un entorno remoto o digital también debe existir espacio para las cosas pequeñas, como tomarse el tiempo para compartir con los compañeros en temas que no son de trabajo y espacio suficiente para celebrar eventos especiales como cumpleaños. Algunas métricas de cuadros comparativos puedan salir distorsionados en tiempo improductivo a razón de variables externas que no se dejan analizar al detalle en los informes, afectando posiblemente a un colaborador que cumple con su cronograma de entrega pero no sale bien en los tiempos y esto puede afectar su salud emocional por la estadística.
  5. PROMUEVE MODELO DE GESTIÓN BASADO EN RETROVISOR: Los líderes de hoy día están 100% orientados al resultado, y para poder evaluar basados en monitoreo se requiere tener un buen volumen de datos y esto se traduce en tiempo, razón por la cual, para cuando llega el momento que puedes analizar los datos, puede ser demasiado tarde para reaccionar.

 

CONSEJOS PARA HACER MÁS FÁCIL EL SEGUIMIENTO HACIA TRABAJO REMOTO:

  1. Crea estructuras de equipos pequeños, con líderes que puedan manejar un equipo del tamaño que puedas alimentar con una caja de pizza. Si tienes un equipo muy grande a cargo, crea roles internos (pueden ser rotativos) para que asuman la responsabilidad de iniciar las reuniones de seguimiento y escribir las actas de compromisos.
  2. Implementa 1 reunión de seguimiento semanal de 1 hora para definir la ruta de la semana.
  3. Inicia el día con una reunión rápida de 10 o 15 minutos máximo. El objetivo es que cada uno de los integrantes pueda compartir lo que realizó el día anterior, exponer sus problemas o bloqueos para pedir ayuda y comprometerse con tareas para el mismo día; de esta forma se tendrá un referente social de sus avances sin estar presente todo el tiempo.
  4. ¿Cuándo utilizar herramientas de monitoreo? Solo cuando no te inspire motivar a tu equipo hacia la creatividad, entorno de trabajo basado en confianza o cuando tu cliente te esté pagando por horas y debes demostrarle evidencias del tiempo real consumido.
  5. ¿Qué herramientas me sirven para el seguimiento? Mi recomendación es monitorear a través de herramientas que estén enfocadas a mantener tu equipo conectado. Destaco algunas casi todas con algún PLAN GRATIS:
  • SLACK: Es una herramienta de comunicaciones por texto principalmente, tiene la ventaja que las conversaciones de tu equipo se conviertan en base de conocimiento de tu organización ya que puedes estructurar canales de conversación por intereses e hilos para profundizar en un tema.
  • ZOOM: Para videollamadas, en el pasado usamos Skype pero tiene una fuerte tendencia a mezclarse con contactos personales además de consumir demasiados recursos del PC que nos llevó a cambiar. Una buena noticia es que se integra con Slack para que simplemente escribas “/zoom” puedes iniciar una videollamada al instante.
  • CANVA.COM: Crea diseños rápidos para promover tu empresa en internet sin contratar un experto en diseño en marketing digital.
  • ZENDESK: Es una herramienta que deberías considerar para tener un enfoque fuerte digital hacia tus clientes, incluye productos como chat de servicio al cliente, mesa de servicio, bases de conocimiento y CRM muy útiles totalmente integradas.
  • LOGASTER: Herramienta indispensable para iniciar un nuevo emprendimiento o marca, crea rápidamente
  • FREEPIK.ES + FLATICON.COM: Banco de ilustraciones e iconos gratuitos y de pago que permite colorear a medida para cumplir con tu manual de marca.
  • PEXELS.COM: Banco de imágenes gratuito de fotografías que puedes usar libremente tan solo refiriendo al autor.
  • MONDAY.COM: Desde mi punto de vista la mejor solución para gestión de proyectos y tareas, puedes organizar tu equipo para iniciar desde un emprendimiento hasta un proyecto de construcción adecuadamente.

En conclusión, las mejores herramientas de teletrabajo son aquellas que impactan positivamente el trabajo de tus colaboradores y que además te envían informes automáticos semanalmente.

El mejor monitoreo que puedes lograr en tu empresa es a través de una cultura colaborativa, donde cada uno de los integrantes se convierte en un mini-gestor de su propio tiempo y de las personas con las que está trabajando, orientado al cumplimiento de resultados (OKRs –  Objectives and Key Results)… Espera mi próximo artículo sobre mi experiencia y recomendaciones para definir los OKRs y hacer seguimiento.

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About Oscar Gamboa

Especialista en software web y móvil empresarial Director Ejecutivo en 2G Asesorías, empresa especializada en apoyar los proyectos digitales de grandes y medianas empresas a través del diseño y construcción de soluciones de software increíble. Co-Fundador de Jumptobe.com la red social empresarial de proveedores y compradores más innovadora de Colombia.